Una empresa debe controlar sus instalaciones para evitar sustracciones de productos, materiales u otros recursos, tanto a nivel interno como a nivel externo. La prevención de robos laborales es un aspecto importante para evitar pérdidas al negocio y para mantener un clima de seguridad y profesionalidad en el entorno laboral.
Los hurtos y robos a comercios son uno de los problemas más importantes a los que se enfrentan este tipo de empresas. Implantar distintas medidas de control y protección es la mejor manera de incrementar la seguridad ante robos.
Tipos de robos en una empresa
Hay una gran variedad de formas por las cuales una empresa puede sufrir un robo. Conocer todos los tipos de sustracciones (sin forzar medidas de seguridad) y robos (forzando medidas de seguridad) posibles en un negocio es la mejor solución para poder implementar las medidas necesarias para evitarlas.
Los principales tipos de robos que sufre una empresa son:
Robo de datos e información
La información es uno de los activos más importantes de las empresas en la era digital en la que vivimos. El robo de datos es un auténtico problema para cualquier negocio, pues supone una pérdida importante a nivel empresarial y un problema en relación con la ley de protección de datos (que puede acarrear severas sanciones económicas).
Cada vez se utiliza menos documentación impresa en las empresas, por lo que el riesgo de sufrir robos de documentos físicos es menor. Aun así, siempre hay documentos muy importantes que deben permanecer a buen recaudo, protegidos por las medidas de seguridad apropiadas para evitar que acaben en manos ajenas.
En este sentido, los robos cibernéticos se han convertido en la principal amenaza para la información que maneja una empresa. Los ataques informáticos con el objetivo de sustraer información valiosa (sobre todo relacionada con datos bancarios) son una de las grandes amenazas de cualquier empresa hoy en día. Para minimizar este riesgo, es aconsejable tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Autenticación multifactor: es recomendable utilizar más de un método de verificación para acceder a los sistemas (por ejemplo, contraseña + código SMS, o contraseña + verificación vía aplicación móvil). Cuando esto no sea posible, asegúrate al menos de utilizar contraseñas seguras, que combinen minúsculas, mayúsculas y símbolos.
- Actualizaciones regulares: todos los sistemas y software deben estar actualizados en sus últimas versiones y con todos los parches de seguridad. La falta de actualización conlleva la aparición de agujeros de seguridad que facilitan el trabajo a los hackers.
- Uso de antivirus y antimalware: aunque parezca mentira, todavía siguen existiendo empresas que no disponen de una correcta protección antivirus. Contratar un antivirus óptimo en base a las necesidades de la empresa, es fundamental a la hora de eliminar amenazas existentes y de prevenir la instalación de malware en los sistemas de la empresa.
- Uso de firewalls: los firewalls o cortafuegos monitorean el tráfico de red entrante y saliente, bloqueando accesos no autorizados y protegiendo la red de amenazas externas.
- Copias de seguridad: otro aspecto primordial para evitar males mayores en caso de que haya cualquier problema, es la realización regular de copias de seguridad. Lo ideal es realizar estas copias en un lugar seguro, fuera de una posible afectación de los sistemas (preferiblemente en la nube).
- Pruebas de penetración: además de todo esto, es conveniente realizar periódicamente pruebas de penetración, que permiten identificar y corregir vulnerabilidades en los sistemas.
Hurto interno
El hurto interno consiste en la sustracción de recursos de la empresa por parte de trabajadores o colaboradores de la misma. Este tipo de delitos suponen un serio problema para el negocio pues los empleados tienen mucha información sobre el negocio (horarios, accesos, lugares de almacenamiento, medidas de seguridad existentes, y similares).
Dentro de este tipo de sustracciones podemos diferenciar:
- Sustracción de material y productos. Cuando trabajadores de la empresa se llevan productos, materiales u otros recursos sin autorización, causando un daño a la empresa (económico y operativo).
- Sustracción de dinero. Cuando se sustrae dinero físico de la empresa, como por ejemplo el que puede haber en una caja registradora, un TPV o una caja de seguridad.
Robo y hurto externo
Cuando la sustracción o el robo lo realizan personas externas a la empresa. En los negocios con locales con acceso de clientes, proveedores y otros agentes externos al negocio, existe el riesgo de sustracciones de productos, materiales y otros recursos que se encuentran de cara al público.
Las empresas también están expuestas a sufrir robos cuando se encuentran fuera de horario comercial o de trabajo. En este caso los delincuentes fuerzan las medidas de seguridad y de acceso al negocio para realizar el robo.
Atracos
Otro riesgo que sufren las empresas es el de los atracos. Se trata de asaltos con fuerza llevados a cabo por delincuentes, cuando la empresa se encuentra en funcionamiento, con el objetivo de robar objetos de valor, dinero e incluso documentos concretos del negocio.
¿Qué información debes controlar para evitar robos?
Una de las principales medidas para evitar robos en una empresa es evaluar de forma cuidadosa a los empleados que se contratan. Para ello se pueden tomar distintas medidas como pedir recomendaciones de anteriores empresas donde ha trabajado, realizar una entrevista en persona para tener un mejor punto de vista e incluso, solicitar una verificación de antecedentes penales.
Utilizar todas estas medidas permitirá filtrar mejor a la hora de contratar empleados honestos, y servirá para disuadir a muchos candidatos deshonestos.
Otros datos que son muy valiosos para una empresa para poder evitar robos son los relacionados con las entradas y salidas del personal. La ley actual exige un control de horarios, que también sirve para recabar información de cuándo y dónde entran y salen los empleados de las instalaciones de la empresa.
¿Cómo prevenir los robos dentro de una empresa?
Veamos algunas medidas de seguridad en la oficina de trabajo que evitarán que se produzcan robos o sustracciones.
Controlar los accesos es la clave
Disponer de un sistema de control de accesos moderno y eficiente es la mejor solución para evitar los robos y sustracciones dentro de la empresa. Con un sistema de apertura de puertas vía smartphone se incrementará el nivel de seguridad del negocio, dotándolo de una mayor agilidad a la hora de la entrada y salida del personal.
Si este tipo de sistemas de control de acceso funcionan en la nube se podrá gestionar todos los permisos de acceso de forma remota, y se tendrá acceso a toda la información sobre las entradas y salidas de las distintas puertas y puntos de acceso del negocio. Se conocerá a ciencia cierta quién entró y cuándo lo hizo, aportando una gran precisión en el control del negocio.
Si un empleado deja de trabajar en el negocio, con este tipo de sistemas es muy sencillo dar de baja su perfil desactivando de forma inmediata la posibilidad de que acceda al negocio. Este sistema viene a sustituir otros sistemas menos eficientes como la entrega de llaves o la desactivación de tarjetas de acceso.
Asignar de forma correcta los permisos de acceso
Para evitar muchas de las sustracciones y robos que se producen de forma interna en un negocio, una de las medidas fundamentales es la asignación de los permisos de acceso del personal, colaboradores y agentes externos (proveedores o servicios de mantenimiento, por ejemplo) a las instalaciones de la empresa.
Evitar que los empleados puedan moverse libremente por las instalaciones de la empresa, limitando su acceso a las zonas esenciales para realizar su actividad laboral, disminuye de forma notable el número de incidencias relacionadas con sustracciones o robos.
Realizar inventarios periódicos
El proceso de inventariado es la medida ideal para conocer los recursos reales de la empresa y establecer un control sobre los mismos, eliminando posibles discrepancias entre los registros y el stock real. Al realizar inventarios cada cierto tiempo se evitará la tentación de muchos trabajadores de sustraer algún producto o material del negocio, pues será consciente de que faltará a la hora de hacer el siguiente inventario.
Utilizar otros métodos de control y vigilancia
Además de contar con un sistema de control de accesos en todos los puntos de entrada del negocio, es interesante implementar otros sistemas de control y vigilancia. Entre los métodos de seguridad más interesantes para evitar o minimizar los robos dentro de la empresa se encuentran:
- Iluminación. Disponer de una buena iluminación es un método disuasorio muy efectivo contra sustracciones y robos en la empresa. Contar incluso con sistemas de encendido automatizado para cuando la empresa permanezca cerrada, proyecta una imagen de mayor seguridad y protección, tanto a nivel externo como interno.
- Cámaras de vigilancia. Un sistema de vigilancia es un complemento ideal a un sistema de control de accesos. Las cámaras son elementos con un alto nivel disuasorio, a la vez de servir como pruebas en caso de producirse algún robo. En el mercado existe una gran variedad de cámaras que aportan muchas funciones como grabación nocturna, detección de movimiento, grabación en la nube, control remoto, posibilidad de comunicación a través de la propia cámara, o cubiertas para ocultar hacia donde enfoca el objetivo.
- Elementos especiales de protección. Algunos productos y materiales de un negocio tienen un mayor valor económico, e incluso funcional (por ejemplo, el servidor), que deben protegerse de manera especial para dificultar su robo o manipulación. Instalar elementos como alarmas en los productos de mayor valor económico y cerraduras de seguridad para acceder a zonas esenciales de la empresa, son medidas que utilizan muchas empresas para incrementar la seguridad interna de su negocio.
- Sistemas automatizados de cobro. Utilizar métodos automatizados para cobrar en efectivo, donde el empleado no tenga que intervenir, es una gran solución para evitar robos de efectivo. También es recomendable promover el pago por tarjetas bancarias o métodos digitales, con el fin de reducir el dinero en efectivo que maneje el negocio.
Políticas de seguridad
Es importante establecer unas políticas de seguridad claras, que sean de obligado cumplimiento por todos los miembros de la organización. También se deben establecer de manera bien definida cuales serán las consecuencias del incumplimiento de dichas políticas.
Hemos visto cómo evitar los robos, incrementando la seguridad en la oficina al implementar distintas medidas y sistemas de seguridad. Los robos y sustracciones realizados por empleados y colaboradores cuestan mucho dinero a las empresas. Afortunadamente, son un problema que tiene solución gracias al uso de sistemas como el control de accesos, las cámaras de videovigilancia, las medidas de ciberseguridad para proteger la información y otras medidas de seguridad.