Disponer de un sistema de control de accesos eficiente es algo esencial en la organización de cualquier tipo de evento, con el fin de asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder al lugar. La correcta gestión de los accesos no solo mejora la seguridad de los asistentes, sino que influye directamente en la experiencia general del evento.
En este articulo exploramos las principales ventajas del control de acceso para eventos, así como las diferentes tecnologías existentes para llevarlo a cabo. ¡Sigue leyendo!
Ventajas del control de acceso en eventos
1. Seguridad y protección
La principal ventaja del control de acceso en eventos es la seguridad. Un sistema óptimo permite verificar la identidad de los asistentes, evitar aglomeraciones y controlar los accesos a áreas restringidas del evento (como el escenario o las zonas de almacenamiento de equipos y materiales), lo que es clave para minimizar los riesgos derivados de accesos no autorizados.
2. Gestión del flujo de personas
Un sistema de control de accesos también permite mejorar la logística y gestión del evento, ya que permite controlar el flujo de asistentes y el aforo en tiempo real. En eventos masivos, como conciertos o festivales, gestionar el acceso de manera eficiente es crucial para evitar aglomeraciones y largas colas. Un sistema de control de acceso bien diseñado asegura una entrada rápida y fluida de los asistentes, lo que es básico para el correcto desarrollo del evento.
Además, existen sistemas de control de accesos en los que se puede establecer diferentes horarios de entradas o salidas, lo que garantiza que las personas solo accedan según las condiciones que se hayan establecido previamente.
3. Cumplimiento de normativas
Dependiendo del tipo de evento y del lugar, pueden existir regulaciones específicas de seguridad que requieran un control detallado de los asistentes. Por ejemplo, eventos que impliquen grandes concentraciones de personas, deben cumplir con normativas relacionadas con la capacidad máxima del recinto, la seguridad en caso de evacuación y la protección de menores.
4. Mejora de la experiencia del usuario
Un control de acceso eficiente no solo mejora la seguridad, sino que también mejora la experiencia del asistente. Al reducir el tiempo de espera en las entradas y hacer el proceso de verificación más ágil, sin necesidad de hacer largas colas o de presentar entradas físicas u otro tipo de documentación.
5. Control de accesos múltiples y diferenciados
En determinados eventos existe la necesidad de disponer de diferentes niveles de acceso y de permisos según el rol de las personas que asisten. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a las zonas que les corresponden (backstage, zona VIP, prensa, técnicos…), evitando accesos no deseados o confusiones.
6. Integración con otras herramientas de gestión
Lo ideal es que el sistema de control de acceso a eventos pueda integrarse con otras herramientas de gestión, como plataformas de venta de entradas, CRM’s o aplicaciones móviles. Esto permite llevar a cabo una gestión centralizada del evento, y facilita las tareas de control del mismo: análisis de aforo, monitorización de zonas más concurridas, envío de notificaciones, etc.
7. Trazabilidad
El control de acceso para eventos no solo tiene impacto en el desarrollo del propio evento, si no que también aporta información valiosa en el análisis post-evento, como por ejemplo:
- Porcentaje de asistencia respecto a lo esperado.
- Horarios de mayor afluencia.
- Áreas más visitadas.
- Perfil de los asistentes.
Consejos para implementar un control de acceso en eventos
Más adelante veremos las tecnologías más utilizadas para controlar los accesos en eventos, pero cabe tener en cuenta que el éxito de un sistema de control de accesos no depende únicamente de la tecnología, si no también de su óptima planificación y ejecución. Por ello, te indicamos una serie de buenas prácticas a tener en cuenta:
- Planificar el sistema de control de acceso según el tipo de evento: antes de elegir el tipo de tecnología a utilizar o el personal a contratar, es fundamental analizar elementos como el número de asistentes estimado, los niveles de acceso que serán necesarios o los horarios en los que se preveé una mayor afluencia. Esto permitirá determinar aspectos como los puntos de entrada y salida que serán necesarios, los niveles de acreditación y los protocolos.
- Utilizar una tecnología integrable con otros sistemas, escalable y que preferiblemente pueda funcionar sin conexión a Internet.
- Formar al personal encargado del control de acceso para que conozca todos los protocolos y pueda actuar de manera eficiente ante cualquier imprevisto.
- Disponer de puntos de acceso suficientes y bien señalizados para evitar aglomeraciones, estableciendo zonas diferenciadas para entradas y salidas.
- Realizar pruebas de acceso y validación de acreditaciones permitirá garantizar que todo funciona correctamente antes del evento.
- Elaborar un plan de contingencia es básico para responder con agilidad ante posibles imprevistos.
Tecnologías para el control de acceso en eventos
En los últimos años han ido apareciendo nuevas tecnologías útiles para controlar los accesos a eventos. A continuación, te contamos las principales, con sus ventajas y desventajas:
1. Códigos QR y códigos de barras
Una de las tecnologías más comunes en la actualidad, y a su vez más económicas, es el uso de códigos QR y códigos de barras. Estos códigos se imprimen en las entradas físicas o se envían digitalmente a los asistentes, quienes solo deben escanearlos en las estaciones de control de acceso al llegar al evento.
La principal desventaja de los códigos QR es que son fáciles de copiar, por lo que personas ajenas al evento podrían acceder al mismo (o a áreas restringidas) utilizando el QR de otra persona.
2. Tarjetas de proximidad RFID
Las tarjetas de proximidad RFID (Radio Frequency Identification) están ganando popularidad en los eventos debido a su capacidad de leer información sin contacto directo. Los asistentes reciben tarjetas o pulseras con chips RFID que contienen datos únicos. Al acercar estas tarjetas a un lector, el sistema de control de acceso valida la información de manera rápida y precisa.
Las principales desventajas de este sistema para el control de acceso en eventos son su coste elevado y la necesidad de disponer de lectores RFID para funcionar.
3. Reconocimiento facial y biometría
El reconocimiento facial y otros sistemas biométricos permiten verificar la identidad de los asistentes utilizando sus características físicas únicas, como la huella dactilar, el iris o el rostro. Sus principales ventajas son la rapidez y precisión, junto con el hecho de que se trata de una tecnología difícil de falsificar.
Por el contrario, es un sistema que también plantea varias desventajas, como que es un sistema bastante caro de implementar y que es necesario registrar previamente la huella o la cara de los usuarios para establecer los permisos.
Además, a finales de 2023 la Agencia Española de Protección de datos introdujo cambios en el reglamento de los sistemas biométricos, estableciendo criterios muy estrictos para el tratamiento de este tipo de datos.
4. Control de accesos con ENTRIX
ENTRIX permite gestionar los accesos a un evento de la manera más eficiente. Funciona mediante una app instalada en el teléfono móvil, que permite la apertura vía Bluetooth de puertas automáticas de vehículos o personas, así como barreras, pilonas y tornos automáticos. No requiere de conexión a internet, por lo que evita los problemas de conectividad que pueden darse con conexiones vía Wi-Fi.
Asimismo, se trata de un sistema muy fácil de utilizar, ya que la interfaz es simple e intuitiva. Del mismo modo, el sistema de gestión también es muy sencillo, y permite al administrador establecer permisos individuales para usuarios o grupos de usuarios.
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